Новости города БезФормата.Ru
Ханты-Мансийск
Главные новости
 
Задать вопрос?

Бумагонезависимость

Бумагонезависимость - Газета Новости Югры
Фото: ugra-news.ru
Бережливый подход на практике: ЮНИИ ИТ рассказал участникам Югорского промышленного форума о своём опыте перехода на электронный документооборот Автор текста:  Алексей Нейман

Как отметили эксперты, сегодня все документы в организациях создаются в электронном виде, однако затем их распечатывают для ознакомления и согласования. Очевидно, что последний этап – лишний и необходимо переходить исключительно на виртуальный документооборот.
ЮНИИ ИТ сделал это два года назад. Институт полностью перешел на систему электронного документооборота (СЭД). В 2016 году сотрудниками учреждения было создано около 40 тысяч документов (это всевозможные договоры и служебные записки) в электронном виде. Это значительно ускоряет многие процессы, поскольку достаточно одного щелчка мышью – и документ уже находится в другом кабинете, у другого специалиста.
По словам сотрудников института, ранее бумажный документ приходилось согласовывать в среднем от трех до пяти дней. Электронный проходит этот процесс в течение нескольких часов. Дело в том, что нередко те сотрудники, чье согласование требовалось, были заняты и откладывали подписание на потом. Процедура затягивалась, порой документы терялись, приходилось их составлять заново и повторно проходить весь круг согласования.
При этом на работу с электронными документами распространяются все правила и положения, существующие для их бумажных аналогов (например, правила оформления, право подписи, обеспечение конфиденциальности). Однако у СЭД есть ряд плюсов: разграничение доступа к документам, полное устранение их подделки и ведение истории изменений, эффективный поиск, контроль исполнения заданий. Более того, возможен обмен между системами 1С и Directum для согласования счетов по оплате, подписания электронной подписью финансовых документов и организации их архива.
Сначала все задачи проходили через согласование директора, но вскоре стало ясно, что такой маршрут не эффективен и те процессы, которые не требуют его обязательного контроля, направляются теперь двум заместителям.
– Есть даже такие задачи, которые направляются сразу обоим заместителям, и если один из них раньше закрывает задачу, то у второго она автоматически получает статус «выполнено». Таким образом, документы подписываются более оперативно, ведь с бумажным документом невозможно было бы пойти одновременно в два кабинета, – объяснила Анна Елфимова, программист лаборатории сетевых информационных технологий ЮНИИ ИТа.
Каждый год в институте создается большое количество проектов по различным направлениям. Как правило, наибольшим количеством информации по проекту должен владеть его руководитель. Но благодаря тому, что вся информация хранится в СЭД, данные становятся доступны всем задействованным сотрудникам и руководству.
– Очень важно, что теперь задачи по проектам не теряются, а вся информация по каждому из них хранится в одном месте. Более того, по задачам в СЭД можно отследить этапы выполнения проекта, – отметил Евгений Карташев, руководитель центра компьютерных компетенций.
Среди новшеств необходимо отметить начало использования сотрудниками института мобильного приложения Directum Jazz. Теперь они могут работать с документацией и вне стен учреждения.
На стадии введения в эксплуатацию находится еще одно решение – сервис обмена юридически значимыми электронными документами. Он полностью интегрирован в СЭД Directum и позволяет за считаные секунды отправлять и принимать подписанные электронной подписью договорные и финансовые документы контрагентам и партнерам.
– Сегодня все большую популярность приобретает межкорпоративный документооборот — обмен юридически значимыми электронными документами между организациями. Это позволяет ускорить доставку документов до организаций и партнеров, сократить расходы на бумажный документооборот и устранить зависимость от традиционной почты и курьеров, – рассказал участникам форума Алексей Шавкун, главный инженер ЮНИИ ИТа.

Житель Ханты-Мансийска совершил убийство на рыбалке - ТРК СургутинтерновостиЕму назначено наказание в виде 11 лет 9 месяцев лишения свободы 8 июня 2016 года житель Ханты-Мансийска Александр Алемасов совместно со своим другом отправился на охоту на один из островов,
25.04.2017 ТРК Сургутинтерновости
Окружная клиническая больница присоединилась ко Всемирной неделе иммунизации - ИД Новости ЮгрыОкружная клиническая больница присоединилась ко Всемирной неделе иммунизации, которая стартовала 24 апреля по всей стране под лозунгом «Вакцины приносят результат».
25.04.2017 ИД Новости Югры
Забастовка на высоте. Рабочему, простоявшему три часа на 60-метровом кране, выплатили долг по зарплате - СургутИнформТВФото: СургутИнформ-ТВ     Рискуя жизнью! Три часа на стреле строительного крана сегодня провел рабочий, требуя от руководства своей организации вернуть ему накопившийся долг по заработной плате.
25.04.2017 СургутИнформТВ
Югорский фонд капитального ремонта в Нягани принял два дома и поучаствовал в совещании с главой города по вопросам капремонта - ИД Новости ЮгрыЮгорский фонд капитального ремонта в Нягани принял выполненные работы в двух многоквартирных домах.
25.04.2017 ИД Новости Югры
Вопрос увековечения памяти погибших лётчиков, похороненных в братской могиле в Ханты-Мансийске, заинтересовал общественность и ОНФ - ИД Новости ЮгрыЧлены регионального отделения решили с помощью городских властей привести могилу в надлежащий вид и наконец-то разобраться: кто же действительно похоронен в бесхозной братской могиле на территории бывшего поселка Рыбный.
24.04.2017 ИД Новости Югры
В Югре прорабатывают возможность внедрения специального тарифа для слабослышащих граждан - РИЦ ЮграПредставители регионального отделения «Всероссийского общества глухих» предлагают операторам связи разработать на региональном уровне специальный тариф для глухих и слабослышащих граждан – с минимальным количеством звонк
25.04.2017 РИЦ Югра
Житель Ханты-Мансийска совершил убийство на рыбалке - ТРК СургутинтерновостиЕму назначено наказание в виде 11 лет 9 месяцев лишения свободы 8 июня 2016 года житель Ханты-Мансийска Александр Алемасов совместно со своим другом отправился на охоту на один из островов,
25.04.2017 ТРК Сургутинтерновости
Окружная клиническая больница присоединилась ко Всемирной неделе иммунизации - ИД Новости ЮгрыОкружная клиническая больница присоединилась ко Всемирной неделе иммунизации, которая стартовала 24 апреля по всей стране под лозунгом «Вакцины приносят результат».
25.04.2017 ИД Новости Югры
Забастовка на высоте. Рабочему, простоявшему три часа на 60-метровом кране, выплатили долг по зарплате - СургутИнформТВФото: СургутИнформ-ТВ     Рискуя жизнью! Три часа на стреле строительного крана сегодня провел рабочий, требуя от руководства своей организации вернуть ему накопившийся долг по заработной плате.
25.04.2017 СургутИнформТВ
Югорский фонд капитального ремонта в Нягани принял два дома и поучаствовал в совещании с главой города по вопросам капремонта - ИД Новости ЮгрыЮгорский фонд капитального ремонта в Нягани принял выполненные работы в двух многоквартирных домах.
25.04.2017 ИД Новости Югры
Вопрос увековечения памяти погибших лётчиков, похороненных в братской могиле в Ханты-Мансийске, заинтересовал общественность и ОНФ - ИД Новости ЮгрыЧлены регионального отделения решили с помощью городских властей привести могилу в надлежащий вид и наконец-то разобраться: кто же действительно похоронен в бесхозной братской могиле на территории бывшего поселка Рыбный.
24.04.2017 ИД Новости Югры