Бумагонезависимость

Фото: ugra-news.ru
Бережливый подход на практике: ЮНИИ ИТ рассказал участникам Югорского промышленного форума о своём опыте перехода на электронный документооборот Автор текста:  Алексей Нейман

Как отметили эксперты, сегодня все документы в организациях создаются в электронном виде, однако затем их распечатывают для ознакомления и согласования. Очевидно, что последний этап – лишний и необходимо переходить исключительно на виртуальный документооборот.
ЮНИИ ИТ сделал это два года назад. Институт полностью перешел на систему электронного документооборота (СЭД). В 2016 году сотрудниками учреждения было создано около 40 тысяч документов (это всевозможные договоры и служебные записки) в электронном виде. Это значительно ускоряет многие процессы, поскольку достаточно одного щелчка мышью – и документ уже находится в другом кабинете, у другого специалиста.
По словам сотрудников института, ранее бумажный документ приходилось согласовывать в среднем от трех до пяти дней. Электронный проходит этот процесс в течение нескольких часов. Дело в том, что нередко те сотрудники, чье согласование требовалось, были заняты и откладывали подписание на потом. Процедура затягивалась, порой документы терялись, приходилось их составлять заново и повторно проходить весь круг согласования.
При этом на работу с электронными документами распространяются все правила и положения, существующие для их бумажных аналогов (например, правила оформления, право подписи, обеспечение конфиденциальности). Однако у СЭД есть ряд плюсов: разграничение доступа к документам, полное устранение их подделки и ведение истории изменений, эффективный поиск, контроль исполнения заданий. Более того, возможен обмен между системами 1С и Directum для согласования счетов по оплате, подписания электронной подписью финансовых документов и организации их архива.
Сначала все задачи проходили через согласование директора, но вскоре стало ясно, что такой маршрут не эффективен и те процессы, которые не требуют его обязательного контроля, направляются теперь двум заместителям.
– Есть даже такие задачи, которые направляются сразу обоим заместителям, и если один из них раньше закрывает задачу, то у второго она автоматически получает статус «выполнено». Таким образом, документы подписываются более оперативно, ведь с бумажным документом невозможно было бы пойти одновременно в два кабинета, – объяснила Анна Елфимова, программист лаборатории сетевых информационных технологий ЮНИИ ИТа.
Каждый год в институте создается большое количество проектов по различным направлениям. Как правило, наибольшим количеством информации по проекту должен владеть его руководитель. Но благодаря тому, что вся информация хранится в СЭД, данные становятся доступны всем задействованным сотрудникам и руководству.
– Очень важно, что теперь задачи по проектам не теряются, а вся информация по каждому из них хранится в одном месте. Более того, по задачам в СЭД можно отследить этапы выполнения проекта, – отметил Евгений Карташев, руководитель центра компьютерных компетенций.
Среди новшеств необходимо отметить начало использования сотрудниками института мобильного приложения Directum Jazz. Теперь они могут работать с документацией и вне стен учреждения.
На стадии введения в эксплуатацию находится еще одно решение – сервис обмена юридически значимыми электронными документами. Он полностью интегрирован в СЭД Directum и позволяет за считаные секунды отправлять и принимать подписанные электронной подписью договорные и финансовые документы контрагентам и партнерам.
– Сегодня все большую популярность приобретает межкорпоративный документооборот — обмен юридически значимыми электронными документами между организациями. Это позволяет ускорить доставку документов до организаций и партнеров, сократить расходы на бумажный документооборот и устранить зависимость от традиционной почты и курьеров, – рассказал участникам форума Алексей Шавкун, главный инженер ЮНИИ ИТа.

 
По теме
Всероссийский Конкурс лучших практик в сфере национальных отношений - Администрация Октябрьского района Общероссийская общественная организация Ассамблея народов России и Автономная некоммерческая организация «Ресурсный центр в сфере национальных отношений» в рамках проекта «Моя Россия – единство народов.
23.06.2018
Программа управления проектами для НКО - Администрация Октябрьского района 25 июня в Центре гражданских и социальных инициатив Югры стартует первый образовательный курс «Управление проектами НКО».
23.06.2018
 
Наталья Комарова: Чемпионат мира по футболу в России — золотой стандарт проведения соревнований - ЮграМегаСпорт Сегодня, 22 июня, в Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа состоялось заседание организационного комитета по подготовке и проведению межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных и спортивных мероприятий.
22.06.2018
В отпуск – без долгов! - Администрация г. Нижневартовск Межрайонная ИФНС России №6 по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре напоминает, что для граждан, имеющих задолженность перед бюджетом, действует запрет на выезд из страны.
22.06.2018
На перекрестке проспекта Пролетарского и улицы Университетской в Сургуте «Лада-Гранта» протаранила пешеходов // ФОТО - ТРК Сургутинтерновости Водитель и пассажирка автомобиля в тяжелом состоянии доставлены в травматологическую больницу Страшное ДТП произошло на перекрестке проспект Пролетарский – улица Университетская около 19.40 21 июня.
22.06.2018 ТРК Сургутинтерновости
Пенсионная реформа - бессмысленное людоедство//ВИДЕО - ИА СИА-Пресс Пенсионная реформа - бессмысленное людоедство, как монетизация льгот 2005 года (когда пенсионеров попытались лишить даже пользования городским транспортом): у мужчин украли пять, у женщин - восемь лет жизни.
22.06.2018 ИА СИА-Пресс
За преступления в сфере незаконного оборота наркотиков даже несовершеннолетним назначается наказание в виде реального лишения свободы - Следственный комитет Доказательства, собранные следственным отделом по городу Нижневартовск признаны судом достаточными для вынесения приговора 18-летнему юноше,
22.06.2018 Следственный комитет
Об ответственности за жизни детей говорят постоянно. О том, как вести себя на дорогах и почему нельзя разговаривать с незнакомцами, к чему может привести неаккуратное обращение с огнём или электроприборами.
17.06.2018 Вестник
Как рассказали «Сургутской трибуне» в следственном комитете, ЧП случилось в апреле.
14.06.2018 газета Сургутская Трибуна
DSC05332 - Этнографический музей Торум Маа На территории экспозиции под открытым небом музея «Торум Маа» у скульптурной композиции мансийскому поэту Ювану Шесталову 22 июня 2018 года прозвучали его произведения.
23.06.2018 Этнографический музей Торум Маа
Что помогает Надежде Бабкиной и ансамблю «Русская песня» оставаться востребованными более 40 лет - ИД Новости Югры Народная артистка России дала мастер-класс в Сургуте. Перенять опыт у профессионала высочайшего класса пришли участники самодеятельных народных хоров и школьных ансамблей, а также педагоги по вокалу.
22.06.2018 ИД Новости Югры
15 июня коллектив поселковой библиотеки г.п. Федоровского (где базируется одна из киноустановок района) совместно с Центром киновидеотехнического обслуживания Сургутского района провели мастер-класс по созданию мультфильмов.
20.06.2018 Вестник
Click to preview image - Администрация Октябрьского района 16 - 17 июня на базе Детского эколого-этнического центра «Нюрмат» (сп. Шеркалы), расположенного на реке Шеркалка, проводились районные соревнования по национальным видам спорта «День Обласа».
23.06.2018 Администрация Октябрьского района
Наталья Комарова: Чемпионат мира по футболу в России — золотой стандарт проведения соревнований - ЮграМегаСпорт Сегодня, 22 июня, в Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа состоялось заседание организационного комитета по подготовке и проведению межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных и спортивных мероприятий.
22.06.2018 ЮграМегаСпорт
Юбилей конно-спортивного клуба Сургутский район отметил масштабным турниром по верховой езде - ИД Новости Югры 20-летний юбилей конно-спортивный клуб, расположенный в Белом Яре, отметил грандиозными соревнованиями, на которые съехалось около 40 всадников из Пыть-Яха, Нефтеюганска и Сургута.
22.06.2018 ИД Новости Югры
20 июня на территории гостиничного комплекса Курганского училища олимпийского резерва в Щучанском районе стартовал один из самых массовых молодёжных форумов Уральского федерального округа «УТРО».
22.06.2018 Вестник
Всероссийский Конкурс лучших практик в сфере национальных отношений - Администрация Октябрьского района Общероссийская общественная организация Ассамблея народов России и Автономная некоммерческая организация «Ресурсный центр в сфере национальных отношений» в рамках проекта «Моя Россия – единство народов.
23.06.2018 Администрация Октябрьского района
Программа управления проектами для НКО - Администрация Октябрьского района 25 июня в Центре гражданских и социальных инициатив Югры стартует первый образовательный курс «Управление проектами НКО».
23.06.2018 Администрация Октябрьского района
Перед пожароопасным сезоном 2018 года депутаты Думы Югры проанализировали прошлогодние итоги реализации окружной программы развития лесного хозяйства и лесопромышленного комплекса Одним из важных аспектов обсуждений –
22.06.2018 Единая Россия