Новости города БезФормата.Ru
Ханты-Мансийск
Главные новости
 
Задать вопрос?

Бумагонезависимость

Бумагонезависимость - Газета Новости Югры
Фото: ugra-news.ru
Бережливый подход на практике: ЮНИИ ИТ рассказал участникам Югорского промышленного форума о своём опыте перехода на электронный документооборот Автор текста:  Алексей Нейман

Как отметили эксперты, сегодня все документы в организациях создаются в электронном виде, однако затем их распечатывают для ознакомления и согласования. Очевидно, что последний этап – лишний и необходимо переходить исключительно на виртуальный документооборот.
ЮНИИ ИТ сделал это два года назад. Институт полностью перешел на систему электронного документооборота (СЭД). В 2016 году сотрудниками учреждения было создано около 40 тысяч документов (это всевозможные договоры и служебные записки) в электронном виде. Это значительно ускоряет многие процессы, поскольку достаточно одного щелчка мышью – и документ уже находится в другом кабинете, у другого специалиста.
По словам сотрудников института, ранее бумажный документ приходилось согласовывать в среднем от трех до пяти дней. Электронный проходит этот процесс в течение нескольких часов. Дело в том, что нередко те сотрудники, чье согласование требовалось, были заняты и откладывали подписание на потом. Процедура затягивалась, порой документы терялись, приходилось их составлять заново и повторно проходить весь круг согласования.
При этом на работу с электронными документами распространяются все правила и положения, существующие для их бумажных аналогов (например, правила оформления, право подписи, обеспечение конфиденциальности). Однако у СЭД есть ряд плюсов: разграничение доступа к документам, полное устранение их подделки и ведение истории изменений, эффективный поиск, контроль исполнения заданий. Более того, возможен обмен между системами 1С и Directum для согласования счетов по оплате, подписания электронной подписью финансовых документов и организации их архива.
Сначала все задачи проходили через согласование директора, но вскоре стало ясно, что такой маршрут не эффективен и те процессы, которые не требуют его обязательного контроля, направляются теперь двум заместителям.
– Есть даже такие задачи, которые направляются сразу обоим заместителям, и если один из них раньше закрывает задачу, то у второго она автоматически получает статус «выполнено». Таким образом, документы подписываются более оперативно, ведь с бумажным документом невозможно было бы пойти одновременно в два кабинета, – объяснила Анна Елфимова, программист лаборатории сетевых информационных технологий ЮНИИ ИТа.
Каждый год в институте создается большое количество проектов по различным направлениям. Как правило, наибольшим количеством информации по проекту должен владеть его руководитель. Но благодаря тому, что вся информация хранится в СЭД, данные становятся доступны всем задействованным сотрудникам и руководству.
– Очень важно, что теперь задачи по проектам не теряются, а вся информация по каждому из них хранится в одном месте. Более того, по задачам в СЭД можно отследить этапы выполнения проекта, – отметил Евгений Карташев, руководитель центра компьютерных компетенций.
Среди новшеств необходимо отметить начало использования сотрудниками института мобильного приложения Directum Jazz. Теперь они могут работать с документацией и вне стен учреждения.
На стадии введения в эксплуатацию находится еще одно решение – сервис обмена юридически значимыми электронными документами. Он полностью интегрирован в СЭД Directum и позволяет за считаные секунды отправлять и принимать подписанные электронной подписью договорные и финансовые документы контрагентам и партнерам.
– Сегодня все большую популярность приобретает межкорпоративный документооборот — обмен юридически значимыми электронными документами между организациями. Это позволяет ускорить доставку документов до организаций и партнеров, сократить расходы на бумажный документооборот и устранить зависимость от традиционной почты и курьеров, – рассказал участникам форума Алексей Шавкун, главный инженер ЮНИИ ИТа.

Ханты-Мансийцы посетили «Улицу Здоровья» - ИД Новости ЮгрыПлощадка под названием «Улица Здоровья» функционировала во время открытия международной экологической акции «Спасти и сохранить» в Ханты-Мансийске.
25.05.2017 ИД Новости Югры
Анонимность в мессенджерах следует отменить, заявил глава Роскомнадзора Александр Жаров , который поддержал законопроект о регулировании мессенджеров.
25.05.2017 ИА СИА-Пресс
Любой трудовой процесс, вне зависимости от его характера, требует периодического отдыха.
25.05.2017 Окружная больница
Югорчане выбирают лучшего спортсмена зимних видов спорта - РИЦ ЮграВ эти дни на сайте Международного конгресса индустрии зимних видов спорта, туризма и активного отдыха проходит голосование за лучшего спортсмена зимних видов спорта 2016/2017.
25.05.2017 РИЦ Югра
В дежурную часть ОМВД России по Кондинскому району поступило сообщение от фельдшера луговской сельской больницы о том,
25.05.2017 УМВД Ханты-Мансийского АО - Югра
Ханты-Мансийский НПФ вновь прошел проверку аудиторской компанией из «большой четверки» - ИД Новости ЮгрыАудиторы одной из крупнейших международных компаний - Deloitte - отметили, что консолидированная отчетность за 2016г., предоставленная Ханты-Мансийским НПФ, достоверно отражает финансовое положение фонда,
25.05.2017 ИД Новости Югры
Ханты-Мансийцы посетили «Улицу Здоровья» - ИД Новости ЮгрыПлощадка под названием «Улица Здоровья» функционировала во время открытия международной экологической акции «Спасти и сохранить» в Ханты-Мансийске.
25.05.2017 ИД Новости Югры
Анонимность в мессенджерах следует отменить, заявил глава Роскомнадзора Александр Жаров , который поддержал законопроект о регулировании мессенджеров.
25.05.2017 ИА СИА-Пресс
Встреча ведущих кардиологов Югры, общественности и представителей органов власти, которые обсудили профилактику сердечно-сосудистых заболеваний, состоялась в Ханты-Мансийске.
25.05.2017 Центр медицинской профилактики
Любой трудовой процесс, вне зависимости от его характера, требует периодического отдыха.
25.05.2017 Окружная больница
В дежурную часть ОМВД России по Кондинскому району поступило сообщение от фельдшера луговской сельской больницы о том,
25.05.2017 УМВД Ханты-Мансийского АО - Югра