Новости города БезФормата.Ru
Ханты-Мансийск
Главные новости
 
Задать вопрос?

Бумагонезависимость

Бумагонезависимость - Газета Новости Югры
Фото: ugra-news.ru
Бережливый подход на практике: ЮНИИ ИТ рассказал участникам Югорского промышленного форума о своём опыте перехода на электронный документооборот Автор текста:  Алексей Нейман

Как отметили эксперты, сегодня все документы в организациях создаются в электронном виде, однако затем их распечатывают для ознакомления и согласования. Очевидно, что последний этап – лишний и необходимо переходить исключительно на виртуальный документооборот.
ЮНИИ ИТ сделал это два года назад. Институт полностью перешел на систему электронного документооборота (СЭД). В 2016 году сотрудниками учреждения было создано около 40 тысяч документов (это всевозможные договоры и служебные записки) в электронном виде. Это значительно ускоряет многие процессы, поскольку достаточно одного щелчка мышью – и документ уже находится в другом кабинете, у другого специалиста.
По словам сотрудников института, ранее бумажный документ приходилось согласовывать в среднем от трех до пяти дней. Электронный проходит этот процесс в течение нескольких часов. Дело в том, что нередко те сотрудники, чье согласование требовалось, были заняты и откладывали подписание на потом. Процедура затягивалась, порой документы терялись, приходилось их составлять заново и повторно проходить весь круг согласования.
При этом на работу с электронными документами распространяются все правила и положения, существующие для их бумажных аналогов (например, правила оформления, право подписи, обеспечение конфиденциальности). Однако у СЭД есть ряд плюсов: разграничение доступа к документам, полное устранение их подделки и ведение истории изменений, эффективный поиск, контроль исполнения заданий. Более того, возможен обмен между системами 1С и Directum для согласования счетов по оплате, подписания электронной подписью финансовых документов и организации их архива.
Сначала все задачи проходили через согласование директора, но вскоре стало ясно, что такой маршрут не эффективен и те процессы, которые не требуют его обязательного контроля, направляются теперь двум заместителям.
– Есть даже такие задачи, которые направляются сразу обоим заместителям, и если один из них раньше закрывает задачу, то у второго она автоматически получает статус «выполнено». Таким образом, документы подписываются более оперативно, ведь с бумажным документом невозможно было бы пойти одновременно в два кабинета, – объяснила Анна Елфимова, программист лаборатории сетевых информационных технологий ЮНИИ ИТа.
Каждый год в институте создается большое количество проектов по различным направлениям. Как правило, наибольшим количеством информации по проекту должен владеть его руководитель. Но благодаря тому, что вся информация хранится в СЭД, данные становятся доступны всем задействованным сотрудникам и руководству.
– Очень важно, что теперь задачи по проектам не теряются, а вся информация по каждому из них хранится в одном месте. Более того, по задачам в СЭД можно отследить этапы выполнения проекта, – отметил Евгений Карташев, руководитель центра компьютерных компетенций.
Среди новшеств необходимо отметить начало использования сотрудниками института мобильного приложения Directum Jazz. Теперь они могут работать с документацией и вне стен учреждения.
На стадии введения в эксплуатацию находится еще одно решение – сервис обмена юридически значимыми электронными документами. Он полностью интегрирован в СЭД Directum и позволяет за считаные секунды отправлять и принимать подписанные электронной подписью договорные и финансовые документы контрагентам и партнерам.
– Сегодня все большую популярность приобретает межкорпоративный документооборот — обмен юридически значимыми электронными документами между организациями. Это позволяет ускорить доставку документов до организаций и партнеров, сократить расходы на бумажный документооборот и устранить зависимость от традиционной почты и курьеров, – рассказал участникам форума Алексей Шавкун, главный инженер ЮНИИ ИТа.

Конкурсный отбор инновационных социальных проектов помощи детям и семьям с детьми завершается 15 июля - ИД Новости ЮгрыНапомним, в конкурсе могут участвовать как государственные и муниципальные учреждения, так и некоммерческие организации, общественные объединения.
25.06.2017 ИД Новости Югры
В Ханты-Мансийске открылась выставка к 80-летию Ювана Шесталова - ТРК ЮграВыставка «Семь Я…» этнографического музея «Торум Маа» посвящена 80-летию Ивана Николаевича Шесталова – поэта и прозаика, заслуженного деятеля культуры ХМАО – Югры, почетного гражданина автономного округа,
25.06.2017 ТРК Югра
Это было так неДавно - Газета Новости ЮгрыПока помним, война не повторится Автор текста:  Михаил Осипов Всероссийская акция, посвященная 76-й годовщине с начала Великой Отечественной войны, проходит сегодня в Югре.
22.06.2017 Газета Новости Югры
В Когалыме готовят юных футболистов - ТРК Югра17 июня на базе СЦ «Юбилейный» состоялось торжественное закрытие 1 смены группы подготовки юных футболистов центра «Spartak camp» футбольной команды «Спартак – Москва», сообщает МК «Югра» .
24.06.2017 ТРК Югра
Аварийные дома Мегиона будут расселены - ТРК ЮграГлава Мегиона Олег Дейнека в ходе встречи с жителями города рассказал о проекте создания в Мегионе фонда наёмных домов, который в первую очередь рассчитан на тех, кто проживает в аварийном жилье,
24.06.2017 ТРК Югра
Сургут побил рекорд по количеству выпускников-медалистов - СургутИнформТВФото: vuzyinfo.ru     127 выпускников сургутских общеобразовательных учреждений получили аттестат о среднем общем образовании с отличием.
24.06.2017 СургутИнформТВ
16 тонн химических реагентов "вынес" с территории месторождения нерадивый работник одного из нефтегазодобывающих предприятий Сургута.
24.06.2017 ИА СИА-Пресс
В дежурную часть УМВД России по г. Сургуту поступило сообщение от мужчины 1989 года рождения о краже.
25.06.2017 УМВД Ханты-Мансийского АО - Югра
В Советском подросток ограбил сверстника - ТРК СургутинтерновостиЮному злоумышленнику грозит до четырех лет лишения свободы По информации пресс-службы УМВД России по ХМАО-Югре, в полицию обратились родители несовершеннолетнего жителя Советского, которые сообщили,
24.06.2017 ТРК Сургутинтерновости
А ваш ребенок дома?
В Нижневартовске действует «комендантский час» для несовершеннолетних. Детям и подросткам запрещено находиться без сопровождения взрослых в ночное время (с 23 до 6 часов) в общественных местах: на улицах, стадионах, в парках,
Местное время
Выставка «Семь Я…», посвященная 80-летию Ювана Шесталова, работает в Ханты-Мансийске - ИД Новости ЮгрыГлавные герои выставки: рыбаки и охотники, свято почитающие обычаи своих предков.
25.06.2017 ИД Новости Югры
Британский драм-н-бэйс-музыкант Клиффорд Прайс , более известный как Голди , случайно раскрыл имя уличного художника Бэнкси .
24.06.2017 ИА СИА-Пресс
В Сургутском районе прошел бардовский фестиваль - ИД Новости ЮгрыВ 17-й раз исполнители авторской песни Югры собрались в сельском поселении Тундрино Сургутского района на бардовский фестиваль «Высокий Мыс».
23.06.2017 ИД Новости Югры
3 - Местное время
Лови момент, фотограф
Сразу три призовых места завоевала заведующая концертно-зрелищным отделом Центра национальных культур Нижневартовска Марина Бровко в окружном интернет-конкурсе фоторабот «Народное творчество Югры: история и современность».
Местное время
5 - Местное время
Лето начинается детским восторгом
На 17-ти представлениях побывали почти 2 тысячи детей. Еще столько же посетили киносеансы.
Местное время
6 - Местное время
Нашу балалайку слушали во Франции
Искусство не для тех, кто ищет легких путей. Наш земляк Артем Пихтерев побывал во Франции.
Местное время
День молодежи отметят в Нижневартовске с размахом - ТРК СургутинтерновостиПразднования растянутся на два дня 24 и 25 июня в Нижневартовске планируется масштабно отметить всероссийский День молодежи.
25.06.2017 ТРК Сургутинтерновости
Российская сборная по футболу в полном составе подозревается в употреблении допинга на чемпионате мира 2014 года в Бразилии.
25.06.2017 ИА СИА-Пресс
Филатов.jpg - ТРК ЮграШахматная Мекка - так можно назвать окружную столицу, где ровно неделю назад стартовали сразу два командных чемпионата мира в этом интеллектуальном спорте - женский и в общем зачете.
24.06.2017 ТРК Югра
9-2 - Местное время
Ты был ярким, красочным и веселым
До следующего года, любимый фестиваль! Нестабильный сибирский климат внес свои коррективы в программу фестиваля, заставив организаторов перенести многие мероприятия с уличных площадок в помещения,
Местное время
10 - Местное время
Волейбольный экстрим
Небо от края до края заволокли хмурые тучи. Мелкий нескончаемый дождик вдруг превратился в водопад — полил, как из ведра.
Местное время
10-1 - Местное время
Спартакиаду открыли «Веселые старты»
В первый день фестиваля искусств, труда и спорта стартовали «Самотлорские спортивные игры» — спартакиада среди детей и подростков, которые посещают летние лагеря дневного пребывания.
Местное время
Конкурсный отбор инновационных социальных проектов помощи детям и семьям с детьми завершается 15 июля - ИД Новости ЮгрыНапомним, в конкурсе могут участвовать как государственные и муниципальные учреждения, так и некоммерческие организации, общественные объединения.
25.06.2017 ИД Новости Югры
В Ханты-Мансийске открылась выставка к 80-летию Ювана Шесталова - ТРК ЮграВыставка «Семь Я…» этнографического музея «Торум Маа» посвящена 80-летию Ивана Николаевича Шесталова – поэта и прозаика, заслуженного деятеля культуры ХМАО – Югры, почетного гражданина автономного округа,
25.06.2017 ТРК Югра
Это было так неДавно - Газета Новости ЮгрыПока помним, война не повторится Автор текста:  Михаил Осипов Всероссийская акция, посвященная 76-й годовщине с начала Великой Отечественной войны, проходит сегодня в Югре.
22.06.2017 Газета Новости Югры
В Когалыме готовят юных футболистов - ТРК Югра17 июня на базе СЦ «Юбилейный» состоялось торжественное закрытие 1 смены группы подготовки юных футболистов центра «Spartak camp» футбольной команды «Спартак – Москва», сообщает МК «Югра» .
24.06.2017 ТРК Югра
Аварийные дома Мегиона будут расселены - ТРК ЮграГлава Мегиона Олег Дейнека в ходе встречи с жителями города рассказал о проекте создания в Мегионе фонда наёмных домов, который в первую очередь рассчитан на тех, кто проживает в аварийном жилье,
24.06.2017 ТРК Югра